Åpenhetsloven

Redegjørelse åpenhetsloven – Unilamp Norden AS

Denne redegjørelsen bygger på kravene i åpenhetsloven §4, førsteledd bokstav a, b og c. Selskapet har foretatt en gjennomgang av interne og eksterne forhold som forklares videre i den underliggende teksten.

Bokstav a, generell informasjon

Virksomheten

Unilamp Norden AS (selskapet) driver med import av varer, utvikling av varer og salg av varer til grossister i Norge, Sverige, Danmark, Island og Finland. Selskapet er lokalisert i Nittedal kommune med hovedkontor, og innehar regionale kontorer i både Norge og Sverige. Totalt sysselsettes 33 årsverk i selskapet og datterselskapet Unilamp Norden AB.

Selskapet har som strategi å utvikle og importere varer fra asiatiske land. Da med hovedvekt på Thailand og Kina.

Interne arbeidsforhold

Generelt i selskapet er man opptatt av ordnede arbeidsforhold. Det er følgende forhold på plass i virksomheten:

Arbeidsavtaler for alle ansatte

Fri fagorganisering

Markedsmessig lønn for alle ansatte

HMS kursing for ledelse

Fokus på trygg arbeidsplass

Timeregistreringssystemer som sørger for etterlevelse av arbeidsmiljøloven

Varslingsrutiner

Personalhåndbok

Retningslinjer og rutiner internt for opprettholdelse av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold

Selskapet er opptatt av å opprettholde ordnede arbeidsforhold for sine ansatte. Man etterlever arbeidsmiljøloven og man har en kontinuerlig oppfølging knyttet til HMS, sykefravær og de overnevnte forholdene i virksomheten. Man har et godt forhold til selskapets medarbeidere, tillitsvalgte og fagorganisasjonene.

Selskapet har i forbindelse med åpenhetsloven etablerte en varslingskanal for å kunne avdekke negative konsekvenser knyttet til arbeidsmiljø, brudd på menneskerettigheter eller andre forhold som må kunne anses å dekkes av ikke anstendige arbeidsforhold.

Knyttet til interne forhold anser selskapet det ikke som noen risiko for at man kan oppleve brudd på menneskerettighetene eller ikke inneha anstendige arbeidsforhold. Selskapets styre har etterlevelse av lover og regler høyt på agendaen og man opplever en forankring med arbeidet med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i alle ledd i organisasjonen.

Retningslinjer og rutiner eksternt for opprettholdelse av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold

Selskapet jobber i stor grad med fabrikker i Thailand og Kina. Man har som forretningsprofil å utvikle varer selv og i samarbeid med forskjellige leverandører. Som følge av dette har man ofte tett dialog med de forskjellige leverandørene, samt at man har hyppige besøk hos underleverandører etc for å kvalitetssikre både arbeid samt etterlevelse av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

En av de viktigste rutinene selskapet har på plass med tanke på å kontrollere underleverandører er lokal tilstedeværelse på fabrikker. Selskapet har en fast innleid som har arbeidet i flere år for selskapet som reiser rundt og kontrollerer fabrikker med tanke på arbeidsforhold og kvalitet i produksjonen. Dette har i stor grad en forebyggende effekt, samt bedrer vår kommunikasjon med leverandører slik at vi oppnår en tettere dialog.

Videre er det en viktig faktor for selskapet å handle med selskaper som trygger et godt arbeidsmiljø og anstendige arbeidsforhold. Man velger leverandører som i stor grad sertifiseres etter ISO og eller har BSCI sertifisering hvor man sertifiseres for sitt arbeide med å sikre anstendige arbeidsforhold og opprettholdelse av menneskerettigheter.

Selskapet har en egen oppfølging på leverandører og en gjennomgang som nye leverandører må igjennom. Dette omfatter en gjennomgang av:

Har ansatte arbeidskontrakt

Betaler man markedslønn til alle ansatte

Har selskapet tiltak for å forhindre og overvåke diskriminering av alle slag

Rutiner for å hindre barnearbeid

Har selskapet rutiner som sikrer HMS

Har selskapet på plass rutiner for oppfølging sykefravær

Har selskapet rutiner på plass som sikrer etterlevelse av overnevnte punkter hos sine underleverandører

Knyttet til det siste punktet har selskapet hatt fokus på å følge opp at dette faktisk blir utført. Tilbakemeldingene fra leverandørene er at dette er ting man har sterkt fokus på, og man jobber systematisk for ikke å komme i brudd med menneskerettigheter eller ikke anstendige arbeidsforhold. Selskapet opplever at dette er et fokus hos alle våre leverandører..

Retningslinjer og rutiner knyttet til bruk av farlige stoffer og konfliktmineraler

Selskapet har fokus på at man ikke skal benytte unødige farlige stoffer i produksjonen eller konflikmineraler. Etter gjennomgang med leverandører på disse områdene er det vår oppfatning at gjeldene forskrifter og lover overholdes.

Gjennomgang av rutiner med leverandører og nye leverandører legger fokus på følgende punkter knyttet til bruk av farlige stoffer og konfliktmineraler:

Har leverandøren og underleverandører oversikt over innsatsfaktorer i form av bruk av farlige kjemikalier

Har leverandøren og underleverandører oversikt over andre innsatsfaktorer som kunne vært benyttet som gir en mer miljømessig og mindre helseskadelig gevinst.

Har leverandøren og underleverandører noen faste standpunkt rundt bruken av konfliktmineraler

Har leverandøren og underleverandører rutiner for identifisering av eventuelle konfliktmineraler som benyttes som innsatsfaktor

Man opplever i stor grad et fokus på miljømessige hensyn i sin leverandørkjede. Knyttet til konfliktmineraler er de asiatiske landene i stor grad en netto eksportør av de samme mineralene, slik at bruken av mineraler fra konfliktsoner er noe av de færreste leverandørene ser på som en risiko. De som benytter seg av import av mineraler eller underleverandører fra andre land enn tidligere nevnt har implementert rutiner for å forhindre bruk av konfliktmineraler.

Bokstav b, negative konsekvenser og risiko

Opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger.

Aktsomhetsvurderinger

Selskapet har foretatt aktsomhetsvurderinger i sin leverandørkjede. Selskapet har primært to forskjellige typer selskaper i sin leverandørkjede

Leverandører av produkter/fabrikker.

Forretningspartnere som regnskapstjenester, husleie etc.

Selskapet har ut ifra sin risikoprofil ikke valgt å se nærmere på «forretningspartnere» da dette skilles på i åpenhetslovens forstand.

Selskapet har sett på hva som er av iboende risiko for leverandørkjeden. Da all produksjon foregår i asiatiske land har vi valgt å omfatte samtlige av våre leverandører i risikovurderingen. Dette er kun adskilt på leverandører man går bort i fra samt leverandører som måtte anses som uvesentlige da disse ikke leverer noe faste volum og man har benyttet noe til supplering av enkelte leveranser i forskjellige prosjekter. – Dette innebærer at selskapet har ansett de fleste av sine leverandører knyttet til leveranse av produkter til å være gjenstand for en utvidet gjennomgang.

Selskapet har sett det som utfordrende å sette en vurdering av iboende risiko, da det tidvis oppleves som noe stigma rundt handel med asiatiske land. Basert på våre vurderinger oppleves ikke dette korrekt da man i stor grad opplever strengere kontrollregimer rundt arbeidsforhold og klima enn hva vi tidvis gjør i europeiske land. Iboende risiko defineres sådan ned til at selskapet anser risikoen for brudd på menneskerettigheter, ikke anstendige arbeidsforhold og bruk av konfliktmineraler til å være svært begrenset, men med bakgrunn i at selskapet handler med elektroniske komponenter som må kunne anses å inneha en noe forhøyet iboende risiko har man satt den iboende risikoen for negative konsekvenser noe forhøyet.

For å håndtere den iboende risikoen har man foretatt ytterligere vurderinger av leverandørkjeden med tanke på beliggenhet, størrelse på selskapene, erfarenhet, markedsmessig kjennskap og personlige relasjoner.

Flere av selskapets leverandører benyttes også av flere av de største amerikanske selskapene samt flere store europeiske konsern. Man har i den sammenheng omfattende dokumentasjon hos flere av våre leverandører. Dette medfører i stor grad en detaljgjennomgang hos alle underleverandører i tillegg, slik at det finnes verifiserbar dokumentasjon bakover i mange ledd. Dette bidrar ofte i stor grad at den iboende risikoen for brudd på menneskerettigheter, ikke anstendige arbeidsforhold og bruk av konfliktmineraler blir vesentlig begrenset.

Vesentlig risiko for negative konsekvenser

Selskapet har i sin aktsomhetsvurdering, risikoanalyser og øvrig arbeid ikke identifiser noen vesentlig risiko for negative konsekvenser i sin leverandørkjede. Man opplever i stor grad åpenhet hos sine leverandører. Dette medfører at man enkelt kan ha en konstruktiv dialog med leverandørene omkring de nevnte forhold samt gjennomgå deres underliggende dokumentasjon som bekrefter deres interne rutiner.

Selskapet opplever at med de kontrollrutiner man har på plass knyttet til oppfølging av leverandører og deres etterlevelse av menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold og ikke bruk av konfliktmineraler som klare risikodempende effekter for at det skulle foreligge noen vesentlig risiko for negative konsekvenser.

Faktiske negative konsekvenser

Selskapet har i sin gjennomgang ikke avdekket noen faktiske negative konsekvenser. Man anser det slik at man innenfor de risikovurderinger og kartlegging som er gjennomført etterlever menneskerettighetene og har anstendige arbeidsforhold.

Bokstav c, tiltak

Opplysninger om tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene.

Selskapet har foretatt en vurdering av de funn man har hatt i gjennomgangen i forbindelse med åpenhetsloven. Der det foreligger risiko opplever man i stor grad en etterlevelse av lover og regler, samt at man etterlever krav til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Selskapet har planer for å jobbe kontinuerlig med oppfølging av åpenhetsloven og ikke minst i forhold til leverandørene sine etterlevelser av menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold og ikke bruk av konfliktmineraler.

Selskapet er igjennom deltakelse i Lyskultur og Lightning Europe deltakende i bransjeorganisasjoner som alle ønsker å bidra og ikke minst sikre etterlevelse i menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold og ikke bruk av konfliktmineraler. Rohs direktivet er kommet og implementert i store deler av bransjen. Samtlige av selskapets leverandører følger direktivet og man ser effektene av at internasjonale regelverk bidrar til å endre verden til et bedre sted.

Konkret vil selskapet følge opp leverandørene på følgende områder innen etterlevelse av menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold og ikke bruk av konfliktmineraler:

Fortsette besøk av fabrikker

Åpen dialog med alle leverandører

Kontrollere at leverandørene sine oppfølgingsrutiner og kontrollsystemer fungerer

Gjennomgang av nye leverandører knyttet til etterlevelse av overnevnte

Deltakelse i organiseringer/organisasjoner som bidrar til en kollektiv bedring

Selskapet forventer at tiltakene og de implementerte kontrollrutinene man har med tanke på oppfølging av leverandører vil bidra til en lavere risiko for negative konsekvenser i vår leverandørkjede.

Selskapets tiltak anses dekkende for etterlevelse og forhindre brudd på menneskerettigheter, øvrige brudd på anstendig arbeidsforhold og for å unngå bruk av konfliktmineraler.

Har du noen spørsmål rundt dette temaet? Send oss en e-post så vil vi besvare denne fortløpende.